Présent dans toutes les agences immobilières et dans les mains des détenteurs de cartes professionnelles, le registre de mandats est bien un document incontournable des métiers de l’immobilier. À conserver avec soin, il règlemente l’exercice des activités liées aux opérations de transaction et de gestion et conditionne la validité des mandats entre les parties.
Immo-Diffusion fait donc le point sur cet outil indispensable, et vous conseille pour le remplir sans risque.
1/ Règle n°1 : la chronologie
C’est la loi Hoguet du 2 janvier 1970 qui définit le rôle, le contenu et qui légifère le registre de mandats. Un peu plus tard, l’arrêté ministériel du 15 septembre 1972 en fixera le modèle générique, qui permettra à tous les professionnels de s’assurer une bonne saisie et la tenue de leurs registres.
Parmi ses règles fondamentales, celle de la chronologie : chaque mandat doit être inscrit dans le registre par ordre chronologique, sans discontinuité, le but étant de pouvoir suivre chacune des transactions par ordre d’écriture. L’agent peut faire démarrer cette numérotation avec le nombre qu’il souhaite : 1, 101 ou 1001, le plus important étant de ne jamais rompre cette succession (on ne redémarre pas à zéro chaque année, mais on poursuit en suite logique les numéros inscrits).
Il faudra aussi bien veiller à ne pas mélanger les ventes et les locations, qui font l’objet de registres distincts. Dans le cas où plusieurs agences seraient regroupées sous une même carte professionnelle, chacune d’entre elles devra compléter son propre registre, et reporter leurs informations dans un autre où tous les mandats pris seront consignés, et disponible au siège en cas de demande. Tous les registres de mandats doivent être conservés au minimum 10 ans par les agences.
2/ Pas d’erreurs dans les registres !
Autre point important, il faut être appliqué et consciencieux lors de l’écriture de chaque ligne du registre : car aucune faute, rature ou blanc n’y est toléré, comme aucun rajout ou modification ultérieure, au risque de rendre caduque ou de frapper de nullité la prise du mandat ! Si une erreur est malgré vos soins constatée, il faudra indiquer sa correction dans la partie « observations » de la ligne concernée.
En effet, toute erreur laissée pour compte dans le registre peut transformer votre précieux document en ce qu’on nomme un « faux » en écriture, et donc vous exposer à des sanctions conséquentes, comme des amendes élevées et même l’interdiction d’exercer son activité. Les registres de mandats peuvent être contrôlés à tout moment par la CCI ou encore la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes).
Une ligne de registre devra donc être complétée par son numéro d’ordre, sa date d’inscription, les noms et prénoms du ou des mandants, les adresses de ces derniers, l’adresse du bien concerné par l’opération, la nature de ce bien ainsi que son prix de vente en précisant si les honoraires d’agences sont inclus ou non.
Le numéro du mandat devra être identique à celui mentionné sur l’exemplaire remis au client.
3/ La colonne « observations »
La colonne « observations » de vos lignes de registres est essentielle : c’est la partie consacrée aux éventuelles corrections, mentions ou aux points qui méritent d’être annotés pour préserver votre mandat de tout litige.
En plus de vous permettre de détailler vos opérations, cette colonne pourra par exemple renseigner sur la baisse du prix de vente d’un bien, avec sa date, et remplacer ainsi un avenant de mandat (le droit n’impose pas de joindre les documents d’avenants au registre).
Les délégations de mandats pourront aussi y être inscrites. Celles-ci doivent être enregistrées dans le registre de mandats tenu par le délégataire. De son côté, le délégant prendra la précaution de mentionner l’existence de la délégation, toujours dans cette fameuse colonne « observations » de son registre.
Dans un autre cas, un mandat qui finalement n’aurait pas été signé par les deux parties devra aussi être marqué « clos sans suite » dans cette partie « observations ». L’important étant de pouvoir justifier, en cas de contrôle, de l’inexistence de ce mandat.
Sachez enfin que depuis 2016, le décret n°2005-1315 permet aux professionnels de l’immobilier de gérer leurs registres de mandat sous forme numérique, et de réaliser les signatures de mandat de façon électronique.
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